Edição ou Criação de uma nova Mensagem

Todas as mensagens podem ser enviadas para vários destinatários simultaneamente. O sistema de procura ou de registo de destinatários funciona da seguinte forma:

• O formulário inclui uma caixa de texto que serve em simultâneo para pesquisa e para registo de destinatários.
• A pesquisa é accionada pelo utilizador ao escrever o destinatário na caixa de texto. Com isto será accionada automaticamente a pesquisa, sendo os resultados possíveis apresentados numa tooltip que deverá permitir a selecção dos destinatários individuais e grupos. Caso o utilizador não escolha uma das opções, o texto inserido na caixa serve como destinatário (endereço de e-mail, número de telemóvel para envio de mensagem, número de fax, entre outros).
• A pesquisa deve retornar os contactos de forma individual mas também os contactos por grupos. Tendo como grupo de contactos:
  • Perfis de contactos
  • Contactos de uma área de interesse
  • Contactos associados a áreas de negócio
  • Contactos associados a um produto
  • Contactos associados a projectos

os contactos de grupo podem ser visualizados em detalhe e podem ser removidos alguns destinatários de cada grupo

Seguidamente o utilizador pode definir o assunto e o conteúdo da mensagem. Para a definição do conteúdo da mensagem o utilizador tem a sua disposição um editor de texto.

Outros auxiliares à composição da mensagem estão acessíveis numa barra lateral, onde o utilizador encontrará as seguintes opções:

• Personalização
• Modelos

Esta barra apresenta alternativamente as informações sobre as referências de personalização da mensagem e os modelos configurados na biblioteca de conteúdos. Para escolher a informação que deve estar visível na barra o utilizador terá de premir o título Personalização ou Modelos. Automaticamente o sistema alternará entre os dois tipos de informações.

Personalização das mensagens

Na barra lateral, quando está accionada a barra de personalização da mensagem, o utilizador pode escolher as várias referências que estão disponíveis numa árvore de conteúdos. Para incluir as referência no texto da mensagem bastará ao utilizador clicar sobre a referência que pretende incluir no texto. Automaticamente essa referência será adicionada ao texto, permitindo que, quando a mensagem for enviada para o(s) destinatário(s), estas referências sejam substituídas pela informação referente a cada contacto.

Modelos

Na barra lateral, quando está accionada a barra de modelos da mensagem, o utilizador pode escolher várias referências que predefiniu na biblioteca de conteúdos.

Para incluir as referências de modelos no texto da mensagem bastará ao utilizador clicar sobre a referência pretendida. O utilizador tem duas opções para inserir, a primeira é a pré-visualização do documento e a segunda é inserir automaticamente a referência. Ao inserir esta referência predefinida, o utilizador perde o conteúdo que tinha na mensagem antes de inserir o modelo pretendido.

Caso particular nas comunicações por SMS

No caso da comunicação por SMS o utilizador ao inserir o conteúdo na caixa de texto terá uma limitação de 160 caracteres.

Definição do Perfil da Mensagem

O utilizador ao enviar as mensagens tem como opção atribuir um perfil. É uma forma de catalogar as mensagens, como sendo mensagens de Suporte, Marketing, permitindo uma visualização segmentada das mensagens.

Mensagem para acompanhamento

Todos os tipos de mensagens permitem o seu acompanhamento.

O processo de renovação da mensagem consiste na criação de um novo contacto relacionado com o anterior. Desta forma consegue-se identificar o encadeamento dos processos de comunicação.

Para auxiliar o utilizador a controlar os processo de acompanhamento das mensagens o formulário de criação das mensagens dispõe de uma opção para definir uma data para realização do acompanhamento da mesma. Ao definir esta propriedade automaticamente o utilizador receberá alertas para a necessidade de realizar o acompanhamento da mensagem que registou.

Ao definir o acompanhamento das mensagens é também possível definir o utilizador ou utilizadores que ficam responsáveis por realizar esse acompanhamento.

O acompanhamento das mensagens pode ser mais tarde cancelado ou adiado.